"¡Nos quedamos sin kits de puesta a tierra!" Se oyó decir al jefe de almacén y así nos dimos cuenta de que todo el volumen de instalaciones que acabábamos de acordar con el cliente no iba a poder cumplirse de ninguna manera. Habíamos planificado meticulosamente el proyecto y ahora todo estaba en el aire. Se tardaron semanas en comprar, fabricar y entregar los kits de puesta a tierra. Una tragedia.
En cualquier proyecto de implementación de tecnología, la disponibilidad de materiales juega un papel fundamental, pero a menudo se le da menos importancia en la planificación, en comparación con actividades como la coordinación del equipo, el diseño y la ingeniería, la elaboración de informes y otras tareas del proyecto.
En este artículo cubriremos las 4 claves para que la gestión de materiales no sea un problema, o al menos no sea una causa de retraso en sus proyectos.
"Puede ser gestionado por el PM en una hoja de cálculo" es algo que se oye a menudo. Claro, al principio del proyecto es sencillo: materiales por llegar, el stock en cada almacén y ya está. El problema surge más adelante, con cientos o miles de envíos a cada centro de trabajo, con reenvíos de materiales defectuosos, devoluciones de equipos, personal que toma materiales "prestados", etc.
Tener al menos una persona en el equipo encargada de estar en la puerta del almacén (¡real o virtual!) ayuda a asegurar que estos movimientos menores no queden sólo en el buen recuerdo de un técnico.
Esta persona debe tener una cualidad principal: obsesión por los procesos. En primer lugar, lo más importante es cumplir con los procesos de control y registro, para asegurar la "salud" del stock y la trazabilidad. Lo secundario es el conocimiento del equipo, ¡incluso el conocimiento en logística! Apegarse al proceso definido y apropiarse de cada material será la virtud a buscar.
Una plataforma WMS (Warehouse Management System) ayudará a simplificar las operaciones diarias y asegurar que nada quede sin registrar. En Sytex (www.sytex.io) desarrollamos un módulo de gestión de materiales que, además de mantener los inventarios y los envíos, permite vincular estas actividades al proceso global del proyecto. De esta manera, puede saber en todo momento quién tiene cada material, en qué etapa se encuentra, dónde se instaló finalmente y todo su seguimiento detallado.
La segunda virtud importante es la proactividad, aunque en verdad, es una virtud importante en todos los recursos del proyecto. Una persona atenta a la escasez, al consumo acelerado de materiales, a proponer y mejorar los procesos es, de nuevo, más importante que saber de tecnología o de lo que finalmente está operando.
Un cartel debe ser colocado en cada puerta de entrada del almacén que diga: "Todo material que entra o sale de un almacén debe ser buscado".
Muchas veces un técnico de campo llega a llevarse algo urgente, o el gerente viene y pide rápidamente materiales para una prueba que hay que hacer; sea lo que sea, debe ser registrado antes, por sistema. "Lo escribiré más tarde", "Te lo devolveré", se oye, y, obviamente, rara vez se cumple.
Los problemas vienen después, empezamos a tener diferencias mínimas en los stocks en diferentes lugares, que empiezan a aumentar. Es imposible descifrar las causas: ¿robo? ¿falta de control? ¿enviamos demasiado?
Lo que todo jefe de almacén debe evitar es el famoso "fenómeno de la ventana rota", que dice que un almacén abandonado con una ventana rota sin reparar conducirá a que más gente rompa las otras ventanas con piedras. En otras palabras: si no registramos el más mínimo movimiento, el resultado será que nadie confiará más en los registros y la gestión del almacén puede salirse rápidamente de control.
Al estimar cuántos materiales necesitamos para un proyecto, nunca cuente los materiales fallidos, rotos o perdidos. En un proyecto grande, perder una pieza de equipo no parece ser un gran problema, ¡pero hacia el final cada unidad cuenta!
Desde el principio debemos pensar en cómo recuperar los materiales de campo no utilizados o reemplazados y, al mismo tiempo, obsesionar a todo el equipo con la importancia de este proceso.
La logística inversa es compleja, tendemos a confiar en los viajes de los técnicos, las entregas por correo o autobús, y cada caso es único. Estar atento a cada devolución manteniendo un registro ayudará mucho a la salud del proyecto.
Una forma fácil de implementar el proceso es no enviar materiales de reemplazo, sin importar lo urgente que sea, hasta que el material a ser devuelto haya sido registrado con precisión.
También tenemos otra ventaja: identificar rápidamente las unidades defectuosas para su reparación o devolución.
Excepto en algunas pocas empresas, las personas que estiman las cantidades de materiales a vender no son las mismas personas que luego envían los materiales al campo. Esto lleva a diferencias, tal vez en criterios, en lo que debe ser enviado al sitio de acuerdo a la configuración esperada.
Además, al iniciar un proyecto, ¡parece que los materiales nunca se agotarán! Vemos el tanque lleno y parece ser un problema para más adelante, ya que la atención se centra en la producción en campo.
Tener al menos una hoja de cálculo que nos permita mapear el cálculo inicial por configuración, el cálculo utilizado por los proyectos frente al stock real, ayudará a tener alertas de desviaciones en todo momento.
Un objetivo del equipo del proyecto debe ser mejorar las cantidades enviadas al sitio. Tal vez descubran que es posible enviar menos cable o más conectores, por ejemplo, dependiendo de lo que observen al final de las instalaciones. Si esto se registra y se mantiene en la hoja de cálculo de estimación de uso, nos aseguraremos de no tener mayores problemas en el futuro.
Este control también ayudará al equipo a tener en un solo lugar la información de qué materiales se envían en cada caso, haciendo que la información sea transparente para el equipo del proyecto, el almacén y también para los nuevos recursos que se unan a la organización.
Tener un proceso de materiales robusto genera velocidad, ahorros y mejora continua. ¡Repensar los procesos al principio de cualquier proyecto dará sus frutos a lo largo de la vida del proyecto y también ayudará a reducir el estrés de todos los involucrados!
Continuando con la historia, todos en el equipo entraron en modo "conseguir kits de puesta a tierra como sea". Con mucho esfuerzo y gracias a la buena relación del equipo con otras empresas, conseguimos tomar prestado un volumen de kits de puesta a tierra que nos permitió navegar unas semanas de producción. También conseguimos que los proveedores nos adelantaran un volumen mínimo y así el proyecto (y las promesas) revivieron. En ese momento juramos no volver a pasar por tales sobresaltos e implementamos varias de estas prácticas en nuestro día a día.
Como nota al margen, ¡la industria de las telecomunicaciones es muy pequeña! ¡ayudarnos unos a otros, por muy competitivos que parezcamos, siempre da sus frutos!
