"¡Nos hemos quedado sin kits de toma de tierra!". se oyó decir al jefe de almacén y así nos dimos cuenta de que todo el volumen de instalaciones que acabábamos de acordar con el cliente no iba a poder cumplirse de ninguna manera. Habíamos planificado meticulosamente el proyecto y ahora todo estaba en el aire. Los kits de puesta a tierra tardaron semanas en comprarse/fabricarse/entregarse. Una tragedia.
En cualquier proyecto de despliegue tecnológico, la disponibilidad de materiales desempeña un papel fundamental, pero a menudo se le da menos importancia en la planificación, en comparación con actividades como la coordinación de equipos, el diseño y la ingeniería, la elaboración de informes y otras tareas del proyecto.
En este artículo trataremos las 4 claves para que la gestión de materiales no sea un problema, o al menos no sea una causa de retraso en tus proyectos.
"Lo puede gestionar el PM en una hoja de cálculo" se oye a menudo. Claro, al principio del proyecto es sencillo: materiales por llegar, las existencias en cada almacén y ya está. El problema surge después, con cientos o miles de envíos a cada obra, con reenvíos de materiales fallidos, devoluciones de equipos, personal que toma materiales "prestados", etcétera.
Tener al menos una persona del equipo encargada de estar en la puerta del almacén (¡real o virtual!) ayuda a que estos pequeños movimientos no se queden sólo en la buena memoria de un técnico.
Esta persona debe tener una cualidad principal: Obsesión por los procesos. En primer lugar, lo más importante es cumplir los procesos de control y registro, para garantizar la "salud" de las existencias y la trazabilidad. En segundo lugar está el conocimiento de los equipos, ¡incluso el conocimiento en logística! ceñirse al proceso definido y apropiarse de cada material será la virtud a buscar.
Una plataforma SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) ayudará a simplificar las operaciones diarias y a garantizar que nada quede sin registrar. En Sytex (www.sytex.io) hemos desarrollado un módulo de gestión de materiales que, además de llevar inventarios y envíos, permite vincular estas actividades al proceso global del proyecto. De esta forma se puede saber en todo momento quién tiene cada material, en qué fase se encuentra, dónde se ha instalado finalmente y todo su seguimiento detallado.
La segunda virtud importante es la proactividad, aunque en verdad, es una virtud importante en todos los recursos del proyecto. Una persona atenta a las carencias, al consumo acelerado de materiales, a proponer y mejorar procesos es, de nuevo, más importante que saber de tecnología o de lo que finalmente está funcionando.
En la puerta de entrada de cada almacén debe colocarse un cartel que diga:"Todo el material que entre o salga de un almacén debe ser registrado".
Muchas veces llega un técnico de campo a llevarse algo urgente, o viene el gerente y pide rápidamente material para una prueba que hay que hacer; sea lo que sea, hay que registrarlo antes, por sistema. "Luego lo apunto", "ya se lo traeré", se oye, y, obviamente, rara vez se cumple.
Los problemas vienen después, empezamos a tener diferencias mínimas de existencias en distintos lugares, que empiezan a aumentar. Es imposible descifrar las causas: ¿robo? ¿falta de control? ¿enviamos demasiado?
Lo que todo jefe de almacén debe evitar es el famoso "fenómeno de la ventana rota", que dice que un almacén abandonado con una ventana rota sin reparar hará que más gente rompa las demás ventanas a pedradas. En otras palabras: si no registramos el más mínimo movimiento, el resultado será que ya nadie confiará en los registros y la gestión del almacén puede descontrolarse rápidamente.
Cuando calculemos cuántos materiales necesitamos para un proyecto, no contemos nunca los materiales averiados/rotos/perdidos. En un proyecto grande, perder una pieza de equipo no parece gran cosa, pero hacia el final ¡cada unidad cuenta!
Desde el principio debemos pensar en cómo recuperar los materiales de campo que no se utilicen o se hayan sustituido y, al mismo tiempo, obsesionar a todo el equipo con la importancia de este proceso.
La logística inversa es compleja, solemos confiar en los desplazamientos de los técnicos, el correo o las entregas en autobús, y cada caso es único. Estar atento a cada devolución llevando un registro ayudará mucho a la salud del proyecto.
Una forma sencilla de aplicar el proceso es no enviar material de sustitución, por urgente que sea, hasta que se haya registrado con precisión el material que se va a devolver.
También tenemos otra ventaja: identificar rápidamente las unidades averiadas para repararlas o devolverlas.
Salvo en unas pocas empresas, las personas que estiman las cantidades de materiales que hay que vender no son las mismas que luego envían los materiales al terreno. Esto da lugar a diferencias, quizá de criterio, en lo que debe enviarse al terreno en función de la configuración prevista.
Además, al iniciar un proyecto, ¡parece que los materiales no se van a acabar nunca! Vemos el depósito lleno y parece que será un problema para más adelante, ya que la atención se centra en la producción sobre el terreno.
Disponer de al menos una hoja de cálculo que nos permita mapear el cálculo inicial por configuración, el cálculo utilizado por proyectos vs el stock real ayudará a tener alertas de desviaciones en todo momento.
Uno de los objetivos del equipo del proyecto debe ser mejorar las cantidades enviadas a la obra. Quizá descubran que es posible enviar menos cable o más conectores, por ejemplo, en función de lo que observen al final de las instalaciones. Si esto se registra y se mantiene en la hoja de cálculo de la estimación de uso, nos aseguraremos de no tener mayores problemas en el futuro.
Este control también ayudará al equipo a tener en un solo lugar la información de qué materiales se envían en cada caso, haciendo que la información sea transparente para el equipo del proyecto, el almacén y también para los nuevos recursos que se incorporen a la organización.
Contar con un proceso de materiales sólido genera rapidez, ahorro y mejora continua. Replantearse los procesos al principio de cualquier proyecto dará sus frutos a lo largo de toda la vida del mismo y, además, ayudará a reducir el estrés de todos los implicados.
Siguiendo con la historia, todo el equipo se puso en modo "conseguir kits de puesta a tierra como fuera". Con mucho esfuerzo y gracias a la buena relación del equipo con otras empresas, conseguimos que nos prestaran un volumen de kits de puesta a tierra que nos permitió navegar unas semanas de producción. También conseguimos que los proveedores nos adelantaran un volumen mínimo y así se reactivó el proyecto (y las promesas). En ese momento nos prometimos no pasar más sobresaltos de este tipo e implantamos varias de estas prácticas en nuestras operaciones cotidianas.
Por otra parte, el sector de las telecomunicaciones es muy pequeño. Ayudarnos unos a otros, por muy competitivos que parezcamos, siempre merece la pena.
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