En este entorno altamente competitivo y consciente de los costes, es imperativo ejecutar las obras optimizando los recursos y minimizando el tiempo. Podemos clasificar las actividades de una empresa de torres en: búsqueda de emplazamientos, obtención de permisos, negociaciones con los municipios, construcción de emplazamientos, coubicaciones y mantenimiento. Sytex ayuda a organizar los procesos internos, notificando a los responsables cuándo las tareas están disponibles para su ejecución.
Tanto el personal interno como los contratistas trabajan de forma colaborativa en una única plataforma, además de concentrar y almacenar toda la información en la nube para elaborar informes actualizados y facilitar la toma de decisiones.
La primera tarea consiste en obtener las opciones de emplazamiento, después continuamos con la documentación de toda la información procedente del terreno y la evaluación de las opciones para decidir cuál es la más conveniente para iniciar la construcción del emplazamiento.
La cantidad de tareas administrativas es considerable: informes internos, informes de clientes, gestión de permisos y validación de cada aspecto del sitio por cada área correspondiente. Todas estas cuestiones se aplican a múltiples sitios y múltiples opciones para cada sitio, el volumen de información se vuelve complejo de manejar, requiere muchos recursos y dificulta conocer el estado de cada asignación para obtener los KPI correspondientes.
Sytex es un sistema de seguimiento colaborativo: los usuarios completan sobre el terreno; la información es almacenada y gestionada por el sistema. Los flujos de trabajo permiten definir un proceso estándar para evaluar y validar los distintos candidatos para cada emplazamiento. Cada área sabe lo que tiene que hacer, supervisores de campo, ingenieros, administradores y abogados, todos colaborando en un único sistema, lo que facilita el estado actualizado de todas las opciones de emplazamiento.
Una vez firmado el contrato y obtenidos los permisos, es el momento de empezar la obra, aquí tendremos que realizar varias actividades como la gestión de materiales, la asignación de contratistas, la supervisión de la obra y completar todos los informes que garanticen la calidad de la obra. La obra es el momento donde empezamos a gastar dinero, gestión de órdenes de compra (OC) y control de gastos de recursos, temas importantes en el campo.
Los flujos de trabajo facilitan el seguimiento de la obra para el candidato seleccionado, el sistema define la documentación, los informes a completar en campo, los contratistas y supervisores, todo organizado para que la coordinación sea más sencilla. Todas las actividades se concentran en un solo lugar con los pasos de aprobación necesarios para que nada se omita o avance sin la autorización correspondiente. Funcionalidades de gestión de pedidos, formularios de campo, requisitos de documentación e informes de gastos acompañan el flujo de trabajo para una gestión integral del proyecto de construcción.
La base de emplazamientos activos está siempre disponible y actualizada para que el área comercial pueda ofrecer el producto a los clientes. El proceso de colocación se define en el sistema para que todos los implicados ejecuten las tareas e informes correspondientes. Es importante registrar los espacios alquilados a cada cliente y controlarlos periódicamente. Los formularios y la ingeniería pueden facilitar las tareas sobre el terreno y el análisis posterior en la oficina.
Lo primero que deben definir las empresas es cuándo una obra está completamente terminada y pasa a ser responsabilidad del área de mantenimiento. Luego, los coordinadores deben concentrarse en registrar todas las actividades que ocurren en el sitio para tener un historial y controlar las tareas realizadas por los contratistas. Todas las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo pueden rastrearse mediante formularios, la base del sitio y la gestión de contratistas. El chat corporativo dentro de la herramienta facilita la comunicación con los usuarios contratistas y los supervisores de la empresa. Todas las actividades de cada una de las obras se sincronizan instantáneamente desde la APP al servidor, evitando pérdidas y concentrando todos los datos para su análisis en un único lugar.
En el día a día de una empresa de torres, los proyectos de búsqueda, construcción, coubicación y mantenimiento se desarrollan en paralelo e implican la interacción de distintos equipos y personas con competencias muy diferentes. La comunicación de éstos y de toda la documentación generada en los procesos es un problema que requiere atención. Tendremos personal de campo haciendo fotos y generando informes, ingenieros haciendo diseños, coordinadores de proyectos, abogados preparando contratos, comerciales presentando informes a los clientes y todo tipo de tareas administrativas.
Sytex está diseñado para resolver completamente este problema: diferentes tipos de usuarios, desde App o escritorio recibiendo asignaciones y reportando avances, todo organizado por flujos de trabajo previamente configurados en plantillas. Diversas funcionalidades que acompañan las tareas diarias de toda la organización, contenidas en una única plataforma segura y con la flexibilidad requerida por las cambiantes demandas de los proyectos actuales.
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