En este entorno altamente competitivo y consciente de los costes, es imprescindible ejecutar los trabajos optimizando los recursos y minimizando el tiempo. Podemos clasificar las actividades de una empresa de torres en: búsqueda de emplazamientos, permisos, negociaciones con los municipios, construcción de emplazamientos, coubicaciones y mantenimiento. Sytex ayuda a organizar los procesos internos, notificando a los responsables cuando las tareas están disponibles para su ejecución.
Tanto el personal interno como los contratistas trabajan en colaboración en una única plataforma, además de concentrar y almacenar toda la información en la nube para preparar informes actualizados y facilitar la toma de decisiones.
La primera tarea es obtener las opciones de emplazamiento, luego continuamos con la documentación de toda la información procedente del campo y la evaluación de las opciones para decidir cuál es la más conveniente para iniciar la construcción del emplazamiento.
La cantidad de tareas administrativas es considerable: informes internos, informes de clientes, gestión de permisos y la validación de cada aspecto del sitio por cada área correspondiente. Todos estos problemas se aplican a múltiples sitios y múltiples opciones para cada sitio, el volumen de información se vuelve complejo de manejar, requiere muchos recursos y dificulta conocer el estado de cada asignación para obtener los KPI correspondientes.
Sytex es un sistema de seguimiento colaborativo: los usuarios en el campo completan; la información es almacenada y gestionada por el sistema. Los flujos de trabajo permiten definir un proceso estándar para evaluar y validar los diferentes candidatos para cada sitio. Cada área sabe lo que tiene que hacer, supervisores de campo, ingenieros, administradores y abogados, todos colaborando en un solo sistema, facilitando así el estado actualizado de todas las opciones de sitio.
Una vez firmado el contrato y obtenidos los permisos, es el momento de iniciar los trabajos, aquí tendremos que realizar varias actividades como la gestión de materiales, la asignación de contratistas, la supervisión de los trabajos y completar todos los informes que garanticen la calidad de los mismos. El trabajo es el momento en el que empezamos a gastar dinero, la gestión de las órdenes de compra (OC) y el control de los gastos de los recursos, cuestiones importantes en el campo.
Los flujos de trabajo facilitan el seguimiento del trabajo para el candidato seleccionado, el sistema define la documentación, los informes a cumplimentar en el campo, los contratistas y los supervisores, todo organizado para que la coordinación sea más sencilla. Todas las actividades se concentran en un solo lugar con los pasos de aprobación necesarios para que no se omita nada ni se avance sin la autorización correspondiente. Las funcionalidades de gestión de órdenes de compra, los formularios de campo, los requisitos de documentación y los informes de gastos acompañan el flujo de trabajo para una gestión integral del proyecto de construcción.
La base de sitios activos está siempre disponible y actualizada para que el área comercial pueda ofrecer el producto a los clientes. El proceso de coubicación se define en el sistema para que todos los implicados ejecuten las tareas e informes correspondientes. Es importante registrar los espacios arrendados a cada cliente y controlarlos periódicamente. Los formularios y la ingeniería pueden facilitar las tareas en el campo y el posterior análisis en la oficina.
Lo primero que deben definir las empresas es cuándo un sitio está completamente terminado y pasa a ser responsabilidad del área de mantenimiento. A continuación, los coordinadores deben concentrarse en registrar todas las actividades que ocurren en el sitio para tener un historial y controlar las tareas realizadas por los contratistas. Todas las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo pueden ser rastreadas usando formularios, la base del sitio y la gestión de contratistas. El chat corporativo dentro de la herramienta facilita la comunicación con los usuarios contratistas y los supervisores de la empresa. Todas las actividades en cada uno de los sitios se sincronizan instantáneamente desde la APP al servidor, evitando pérdidas y concentrando todos los datos para su análisis en un solo lugar.
En el funcionamiento diario de una empresa de torres, los proyectos de búsqueda, construcción, coubicación y mantenimiento se ejecutan en paralelo e implican la interacción de diferentes equipos y personas con habilidades muy diferentes. La comunicación de estos y toda la documentación generada en los procesos es un problema que requiere atención. Tendremos personal de campo tomando fotos y generando informes, ingenieros haciendo diseños, coordinadores de proyecto, abogados preparando contratos, comerciales presentando informes a los clientes y todo tipo de tareas administrativas.
Sytex está diseñado para resolver completamente este problema: diferentes tipos de usuarios, desde la App o el escritorio recibiendo asignaciones e informando del progreso, todo organizado por flujos de trabajo previamente configurados en plantillas. Varias funcionalidades que acompañan las tareas diarias de toda la organización, contenidas en una única plataforma segura y con la flexibilidad que exigen las cambiantes demandas de los proyectos actuales.
